Les mails automatiques du parcours WE-FORM



📧 Les mails automatiques du parcours (CRM + We-App) Hors mails Filiz Tous les mails que le système envoie tout seul pendant le parcours du stagiaire, dans l'ordre chronologique. Les mails du circuit Filiz (compléments d'informations, signatures convention/CERFA) sont envoyés par Filiz elle-même et ne figurent pas ici. 🔍 À la validation au CRM→ 🎓 StagiaireCRM We-Rugby Objet : Felicitations [Prénom] ! Votre formation [diplôme] « Félicitations ! Nous avons le plaisir de vous confirmer votre inscription au programme de formation [diplôme] (RNCP…) chez We-Form. » Avant l'entrée en formation, il est invité à : 1. compléter le questionnaire de pré-formation (lien personnel) · 2. déposer ses documents administratifs. Encadré « Documents à préparer » : carte d'identité (recto/verso), carte vitale, dernier diplôme obtenu. Information importante : un mail pour compléter ses informations administratives, ainsi qu'à son employeur, suivra pour finaliser l'inscription. 🔍 À la validation au CRM→ 🏭 EmployeurCRM We-Rugby Objet : Information — inscription de [Prénom Nom] chez We-Form L'employeur est informé de l'inscription de son jeune, du diplôme visé et des prochaines étapes (dossier administratif Filiz à venir, désignation du tuteur, rythme de formation). 📁 Après le dépôt OPCO→ 🏭 Employeur (bon contact du dossier)We-App Objet : Aide à la fonction tutorale – contrat d'apprentissage de [Prénom] [Nom] Le mail type d'aide à la fonction tutorale, avec l'OPCO réel du dossier. Variante AFDAS avec le formulaire officiel joint ; variante générique pour les autres OPCO. C'est le club qui dépose la demande. → Détail complet dans la pièce « Mails types tutorale ». 🚀 Quand le formateur cale le 1er temps→ 🎓 StagiaireWe-App Objet : 📬 Convocation [formation] — RDV d'inclusion [date] La convocation officielle au 1er temps (RDV d'inclusion) : date, heure, lien visio personnel, documents qui seront présentés et signés (livret d'accueil, règlement intérieur, charte). 🚀 Quand le formateur cale le 1er temps→ 👨‍🏫 FormateurWe-App Objet : 👨‍🏫 Nouveau RDV d'inclusion — [Nom du stagiaire] le [date] Le formateur reçoit la confirmation du RDV d'inclusion calé, avec le lien visio et l'accès à la fiche du stagiaire. 💻 À l'affectation→ 👨‍🏫 FormateurWe-App Objet : 👨‍🏫 Nouveau stagiaire affecté : [Prénom Nom] Notification d'affectation : identité du stagiaire, formation, dates, créneau hebdo — avec accès direct à sa fiche complète. 🔁 Toute l'année — avant chaque visio→ 🎓 Stagiaire + 👨‍🏫 FormateurWe-App (automatique) Objet : [WE-FORM] Rappel : [cours / suivi / dossier] dans 2 heures Rappel automatique 2 h avant chaque visio (cours hebdo, suivi, temps dossier) avec le lien de la salle — plus un récapitulatif chaque matin à 8 h des RDV du jour. 🔁 Toute l'année — si retard→ 🎓 Stagiaire (et/ou employeur)We-App (automatique) Objet : [WE-FORM] Relance — [questionnaire / document / signature] en attente Relances automatiques quand quelque chose traîne : questionnaire non rempli, pièce manquante, document officiel non signé. Arrêt automatique dès que c'est fait. 🔄 Fin de formation et après→ 🎓 Stagiaire · 🏭 TuteurWe-App (automatique) Objet : [WE-FORM] Votre avis compte — évaluation de la formation Les questionnaires qualité partent automatiquement : évaluation à chaud (fin de formation), à froid (quelques semaines après, situation d'emploi) et questionnaire tuteur/employeur — les réponses alimentent les statistiques publiées et le dossier Qualiopi. 📎 Pièces liées dans ce dossier : MAILS-TYPE-TUTORALE.html (les 2 variantes complètes du mail tutorale) · Formulaire-AFDAS-fonction-tutorale.pdf · QUESTIONNAIRE-INSCRIPTION-APERCU.html (le contenu du questionnaire envoyé au jeune).

📧 Les mails automatiques du parcours (CRM + We-App) Hors mails Filiz

Tous les mails que le système envoie tout seul pendant le parcours du stagiaire, dans l'ordre chronologique. Les mails du circuit Filiz (compléments d'informations, signatures convention/CERFA) sont envoyés par Filiz elle-même et ne figurent pas ici.

🔍 À la validation au CRM→ 🎓 StagiaireCRM We-Rugby

Objet : Felicitations [Prénom] ! Votre formation [diplôme]

« Félicitations ! Nous avons le plaisir de vous confirmer votre inscription au programme de formation [diplôme] (RNCP…) chez We-Form. » Avant l'entrée en formation, il est invité à : 1. compléter le questionnaire de pré-formation (lien personnel) · 2. déposer ses documents administratifs. Encadré « Documents à préparer » : carte d'identité (recto/verso), carte vitale, dernier diplôme obtenu. Information importante : un mail pour compléter ses informations administratives, ainsi qu'à son employeur, suivra pour finaliser l'inscription.

🔍 À la validation au CRM→ 🏭 EmployeurCRM We-Rugby

Objet : Information — inscription de [Prénom Nom] chez We-Form

L'employeur est informé de l'inscription de son jeune, du diplôme visé et des prochaines étapes (dossier administratif Filiz à venir, désignation du tuteur, rythme de formation).

📁 Après le dépôt OPCO→ 🏭 Employeur (bon contact du dossier)We-App

Objet : Aide à la fonction tutorale – contrat d'apprentissage de [Prénom] [Nom]

Le mail type d'aide à la fonction tutorale, avec l'OPCO réel du dossier. Variante AFDAS avec le formulaire officiel joint ; variante générique pour les autres OPCO. C'est le club qui dépose la demande. → Détail complet dans la pièce « Mails types tutorale ».

🚀 Quand le formateur cale le 1er temps→ 🎓 StagiaireWe-App

Objet : 📬 Convocation [formation] — RDV d'inclusion [date]

La convocation officielle au 1er temps (RDV d'inclusion) : date, heure, lien visio personnel, documents qui seront présentés et signés (livret d'accueil, règlement intérieur, charte).

🚀 Quand le formateur cale le 1er temps→ 👨‍🏫 FormateurWe-App

Objet : 👨‍🏫 Nouveau RDV d'inclusion — [Nom du stagiaire] le [date]

Le formateur reçoit la confirmation du RDV d'inclusion calé, avec le lien visio et l'accès à la fiche du stagiaire.

💻 À l'affectation→ 👨‍🏫 FormateurWe-App

Objet : 👨‍🏫 Nouveau stagiaire affecté : [Prénom Nom]

Notification d'affectation : identité du stagiaire, formation, dates, créneau hebdo — avec accès direct à sa fiche complète.

🔁 Toute l'année — avant chaque visio→ 🎓 Stagiaire + 👨‍🏫 FormateurWe-App (automatique)

Objet : [WE-FORM] Rappel : [cours / suivi / dossier] dans 2 heures

Rappel automatique 2 h avant chaque visio (cours hebdo, suivi, temps dossier) avec le lien de la salle — plus un récapitulatif chaque matin à 8 h des RDV du jour.

🔁 Toute l'année — si retard→ 🎓 Stagiaire (et/ou employeur)We-App (automatique)

Objet : [WE-FORM] Relance — [questionnaire / document / signature] en attente

Relances automatiques quand quelque chose traîne : questionnaire non rempli, pièce manquante, document officiel non signé. Arrêt automatique dès que c'est fait.

🔄 Fin de formation et après→ 🎓 Stagiaire · 🏭 TuteurWe-App (automatique)

Objet : [WE-FORM] Votre avis compte — évaluation de la formation

Les questionnaires qualité partent automatiquement : évaluation à chaud (fin de formation), à froid (quelques semaines après, situation d'emploi) et questionnaire tuteur/employeur — les réponses alimentent les statistiques publiées et le dossier Qualiopi.

📎 Pièces liées dans ce dossier : MAILS-TYPE-TUTORALE.html (les 2 variantes complètes du mail tutorale) · Formulaire-AFDAS-fonction-tutorale.pdf · QUESTIONNAIRE-INSCRIPTION-APERCU.html (le contenu du questionnaire envoyé au jeune).