Process d'appel — Premier contact formateur → stagiaire



📞 Process d'appel — Premier contact formateur → stagiaire Outil formateur Objectif : créer le premier lien humain avec ton nouveau stagiaire, vérifier que tout est prêt pour démarrer, et caler la date du 1er temps. Durée : 10 à 15 minutes. À faire entre ton affectation et la fin de sa 1ère semaine de formation. Avant d'appeler (2 min) ☐ Ouvre sa fiche dans We-App : profil, formation, club/employeur, résultat du positionnement s'il est déjà passé ☐ Note son créneau hebdo fixe (jour + heure) déjà défini par l'admin ☐ Regarde s'il a demandé un PC WE-FORM (et s'il l'a reçu) Trame de l'appel 1 Se présenter Ton prénom, ton rôle de formateur référent pour toute sa formation, un mot sur ton parcours. « Bonjour, c'est [prénom], je serai ton formateur référent chez WE-FORM pendant toute ta formation [diplôme]. C'est moi que tu verras chaque semaine en visio. » 2 Vérifier qu'il est toujours OK Motivation, situation au club/chez l'employeur, contrat en ordre, pas de doute sur le projet. Si tu sens une hésitation → préviens l'admin/commercial dès la fin de l'appel. « Tout est bon de ton côté pour démarrer ? Le club, le contrat, le projet : tu es à l'aise avec tout ça ? » 3 Vérifier l'accès à la plateforme Compte We-App créé et connexion OK ? Il voit bien son parcours et le e-learning ? PC reçu si demandé ? « Tu as réussi à te connecter à We-App ? Tu vois ton parcours ? On regarde ensemble si besoin. » 4 Expliquer le rythme (2 min) Cours hebdo de 1 h à 1 h 30 au créneau fixe (retour cas pratique ~15 min → cours → mise en place du cas pratique suivant) + e-learning à regarder + QCM de 10 questions en fin de cours + 2 temps par mois (suivi en structure & dossier pro) + 3 présentiels de 3 jours. 5 Caler le 1er temps Propose une date dans les prochains jours pour LE 1ER TEMPS : visio à trois (lui, toi, un admin) — livret d'accueil, règlement intérieur, charte à signer, présentation du parcours. « On cale notre première visio officielle ? Un admin WE-FORM sera avec nous pour la partie documents et signatures. Tu préfères [jour] ou [jour] ? » 6 Ses questions + conclure Laisse-lui la parole, rassure, rappelle que tu es son contact direct chaque semaine. Juste après l'appel (3 min) ☐ Enregistre le 1er temps dans We-App au créneau convenu → la convocation officielle part automatiquement ☐ Note les points d'attention dans sa fiche (hésitation, souci matériel, question contrat…) ☐ Si problème détecté → préviens l'admin (contrat, motivation, accès) sans attendre Cas particuliers Injoignable : 2 tentatives à des moments différents + 1 SMS de présentation → si toujours rien sous 48 h, préviens l'admin. Jeune hésitant / projet flou : ne force pas — remonte à l'admin/commercial qui reprendra contact avec le club. Problème d'accès plateforme : guide-le en direct si possible, sinon signale à l'admin pour dépannage.

📞 Process d'appel — Premier contact formateur → stagiaire Outil formateur

Objectif : créer le premier lien humain avec ton nouveau stagiaire, vérifier que tout est prêt pour démarrer, et caler la date du 1er temps. Durée : 10 à 15 minutes. À faire entre ton affectation et la fin de sa 1ère semaine de formation.

Avant d'appeler (2 min)

☐ Ouvre sa fiche dans We-App : profil, formation, club/employeur, résultat du positionnement s'il est déjà passé
☐ Note son créneau hebdo fixe (jour + heure) déjà défini par l'admin
☐ Regarde s'il a demandé un PC WE-FORM (et s'il l'a reçu)

Trame de l'appel

Se présenter

Ton prénom, ton rôle de formateur référent pour toute sa formation, un mot sur ton parcours.

« Bonjour, c'est [prénom], je serai ton formateur référent chez WE-FORM pendant toute ta formation [diplôme]. C'est moi que tu verras chaque semaine en visio. »

Vérifier qu'il est toujours OK

Motivation, situation au club/chez l'employeur, contrat en ordre, pas de doute sur le projet. Si tu sens une hésitation → préviens l'admin/commercial dès la fin de l'appel.

« Tout est bon de ton côté pour démarrer ? Le club, le contrat, le projet : tu es à l'aise avec tout ça ? »

Vérifier l'accès à la plateforme

Compte We-App créé et connexion OK ? Il voit bien son parcours et le e-learning ? PC reçu si demandé ?

« Tu as réussi à te connecter à We-App ? Tu vois ton parcours ? On regarde ensemble si besoin. »

Expliquer le rythme (2 min)

Cours hebdo de 1 h à 1 h 30 au créneau fixe (retour cas pratique ~15 min → cours → mise en place du cas pratique suivant) + e-learning à regarder + QCM de 10 questions en fin de cours + 2 temps par mois (suivi en structure & dossier pro) + 3 présentiels de 3 jours.

Caler le 1er temps

Propose une date dans les prochains jours pour LE 1ER TEMPS : visio à trois (lui, toi, un admin) — livret d'accueil, règlement intérieur, charte à signer, présentation du parcours.

« On cale notre première visio officielle ? Un admin WE-FORM sera avec nous pour la partie documents et signatures. Tu préfères [jour] ou [jour] ? »

Ses questions + conclure

Laisse-lui la parole, rassure, rappelle que tu es son contact direct chaque semaine.

Juste après l'appel (3 min)

☐ Enregistre le 1er temps dans We-App au créneau convenu → la convocation officielle part automatiquement
☐ Note les points d'attention dans sa fiche (hésitation, souci matériel, question contrat…)
☐ Si problème détecté → préviens l'admin (contrat, motivation, accès) sans attendre

Cas particuliers

Injoignable : 2 tentatives à des moments différents + 1 SMS de présentation → si toujours rien sous 48 h, préviens l'admin.
Jeune hésitant / projet flou : ne force pas — remonte à l'admin/commercial qui reprendra contact avec le club.
Problème d'accès plateforme : guide-le en direct si possible, sinon signale à l'admin pour dépannage.